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公眾號:商務獎勵旅游

匠心打造致臻完美的宴會外賣高端定制服務

訪談北京燕莎中心凱賓斯基飯店宴會銷售總監胡小紅

隨著會獎活動的日益頻繁,越來越多的主辦方希望選擇除酒店之外不同風格,不同環境,抑或當地獨具歷史文化特色的場地來舉辦自己的活動,以收獲更多靈感,也為嘉賓們帶來奢享盛宴的另一種體驗。


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北京燕莎中心凱賓斯基飯店宴會銷售總監胡小紅女士


凱宴精選,是北京燕莎中心凱賓斯基飯店于2015年5月推出為宴會外賣提供高端定制服務的品牌,發展至今成功為眾多大型活動提供了外賣服務,已成為五星級酒店高端定制外賣的行業標桿。宴會銷售總監胡小紅說道,“客人如果不走進來,我們就主動走出去。”酒店目前已經與眾多品牌企業建立了良好合作關系,并成為越來越多客戶的品質之選。


凱宴精選 來自歐洲奢華品牌的品質之選

提起凱宴精選,我們就不能不了解站在它背后的北京燕莎中心凱賓斯基飯店,以及所屬的凱賓斯基酒店集團。凱賓斯基酒店集團于1897年創建于德國柏林,不僅是歐洲最為古老的奢華酒店集團之一,也是世界最大獨立酒店聯盟——全球酒店聯盟的發起者之一。凱賓斯基酒店集團倡導以個性化的服務,完美的待客之道,彰顯傳統歐洲品牌的奢華品質。

北京燕莎中心凱賓斯基飯店,是北京開啟宴會外賣服務最早的五星級酒店之一。開業初期,酒店就為使館、商會等客戶提供規模在30至50人之間的宴會外賣服務。凱宴精選設有專門負責的廚師團隊和獨立的銷售團隊,宴會銷售總監胡小紅介紹說,凱宴精選已成功承接了不少大型外賣活動,其中最引以為豪的是2015年8月世界田徑錦標賽期間的外賣服務,為期9天的賽程里酒店整個團隊由總經理親自掛帥,在鳥巢完美地完成了這次接待任務,沒有出現一次差錯。除了運動員的餐食以外,酒店還要為裁判員、政府官員以及貴賓包廂客人提供餐食,包括下午茶歇在內2,000人的一日4餐,相當于不間斷的流水席般,這也是凱宴精選品牌自創建以來最值得驕傲的一次大型外賣活動。時值炎炎夏日,為保證菜品的質量和口感,工作人員精確計算路程距離以及運輸時間,將在酒店烹制好的餐品裝入冷藏車后,由藥監局貼上封條,運往鳥巢,并在餐臺上擺放好中英文對照的溫馨提示,標注菜品的最佳食用時間。“通常這樣的大型活動都要幾家餐飲公司共同合作完成,但本次賽事完全由凱宴精選獨家承辦,對于我們來說無疑是一場挑戰,但凱宴精選圓滿完成了這次任務,并且表現非常出色。”胡小紅很自豪地說道。


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 在太廟為客戶提供高端定制服務


過往驕人成績 積攢大型宴會外賣的經驗

胡小紅在北京燕莎中心凱賓斯基飯店被同事們親切稱為“宴會女王”,因為每一場外賣活動她都親力親為,每一場經歷的場景都深深印入腦海。

凱宴精選的典型案例中有一個是世界青年總裁協會(YPO)的兩場外賣宴會,該協會每年舉辦一次年會,每年輪換一個國家,2016年恰好由中國企業家聯盟操辦,6月來自世界各地的青年企業家150人齊聚北京,一場在太廟舉辦了盛大中式晚宴,一場在798藝術區舉辦了西式雞尾酒會,雖然規模不是很大,但都非常精致經典,現場氛圍感受強烈。

另外一個是2016年寶馬品牌創建一百周年的慶典活動,德國總公司為此計劃舉辦數場路演推廣活動,包括德國,美國,還有亞洲的中國,最終也是在798藝術區舉辦,連續7天,平均每天約200人。由于寶馬總部親自掌控,供應方需嚴格按照總部要求制作,包括小到一個色值都要嚴格執行。活動期間將798大罐進行了重新包裝,中間部分做成中央舞臺與活動區域,周圍用紗幔分隔,剩下部分則為工作區,效果特別驚艷。

胡小紅告訴記者,2016年凱宴精選團隊還承接了奔馳4S店麗星行的特色啤酒節外賣,那次相當于把北京燕莎中心凱賓斯基飯店的啤酒節搬到了4S店的現場,連續兩天,每天約600人。另外,2016年還在朝陽公園承接了奔馳家庭日5,000人的活動外賣。2017年6月承接了國際化工聯盟協會250人的外賣服務,90%的客人來自于海外,會議結束后在居庸關長城的甕城舉辦了圓桌式主題晚宴。2017年4月在奧林匹克水上公園又承接了德國大眾3,600人的家庭日活動。此外,酒店每年都與德國使館國慶日活動合作,每次活動約有4,000-5,000人參加。

胡小紅說道,“在宴會外賣前期我們需要了解賓客的風俗習慣、生活忌諱、特殊需要,特別對于外賓,還要了解國籍、宗教、信仰、禁忌和口味特點等。只有經過周密的策劃與設計之后,才能組織一場令主辦者滿意的宴會活動計劃。細到菜單的設計,穿插的表演,活動流程的建議,期望出現的中國元素,車輛的運輸,極端天氣的應對措施等諸如此類的問題,都需要隨時溝通與實地考察解決。”

胡小紅告訴記者,現在凱賓斯基的凱宴精選名氣在外,一般數以千計的大規模外賣一定需要有掌控大型活動的經驗與能力,并不是所有酒店都敢輕易去嘗試的。另外,有些年輕的餐飲團隊創意非常好,也非常吸引客戶,但是真正實施之時效果就不一定那么好,現場很容易出現問題。而凱宴精選更多注重實實在在的細節,是否可以實施,以及酒店整體聲譽等,所以出發點是不一樣的。

 

成功背后的故事

說到凱宴精選運營時的困難,胡小紅坦言,最大的挑戰來自場地限制。“出于對食品質量安全的考慮,酒店對宴會現場的溫度、電量、排風等條件都會提出具體要求。但有些場地不能使用明火,比如公園、劇院,廚師只能使用電器烹飪。有時為了保證水源衛生,酒店必須自帶桶裝水。”

說到這里,胡小紅分享了2017年6月在居庸關長城外賣活動的經歷。由于長城屬于受保護古建文物,場地里的每一塊磚,每一面墻,都不能有任何絲毫的毀壞。這無形之中給酒店外賣服務帶來了巨大的挑戰。比如接電,上下水,全部都得靠人員搬上去。前期進場搭建的時候鋪上地毯,活動開始之時因與整體氛圍不匹配又需揭去,等活動結束撤展的時候天已經完全黑了。

“今年6月活動期間正值北京雨季,我們準備了幾個下雨的預案,并事先預備了將近300把雨傘,所幸天公作美,蒼天不負有心人!”時隔已久,胡小紅說完這番話之后還是在記者面前如釋重負。

活動當天萬里無云,讓人印象特別深刻。夜色降臨,通過景觀燈照明呈現出美麗的夜長城,擊鼓之后,大會負責人站在城樓大鼓前致辭,響聲回徹整個甕城,現場氛圍特別震撼。“雖然說有些活動過程很曲折,但每次做完我都會有一種油然而生的成就感。”胡小紅微笑地說道,比如這次國際化工聯盟協會的活動資料就準備有一本字典那么厚。


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在太廟為YPO提供的中式晚宴現場


還有太廟,也是最令胡小紅印象深刻的場地。2016年YPO的中式晚宴就在這里舉辦。

太廟是一個有文化和歷史底韻的場地,地理位置特殊,毗鄰紫禁城,出入的車輛有嚴格限制。貨車白天不能進入,而且沒有任何通融的余地。宴會所需要的包括椅子、臺布、臺裙扣、餐具、刀叉這些物品一定是用廂式貨車運輸的,食品則需要靠保溫車、冷藏車運輸,而且現場不能有明火,沒有接電。胡小紅與凱宴精選的團隊就在太廟外面搭建了棚房作為臨時廚房,將所有的溫箱、冰柜提前一天全部搬入。對于高的臺階,酒店工程部師傅用木板做了斜坡,方便車輛及人員的進出。冰箱由于傾斜角度不能太大,最終只能靠人工搬移。餐車為了保證食品新鮮,不能提前進場,而活動當天卻遇到突發的臨時交通管制,一波三折,這些都極其考驗胡小紅與她的團隊的協調能力。另外,太廟由于場地特殊性,會涉及治安,消防,環保(搭建需使用環保材料,且不能易燃)等方面,并且只能自帶發電車,發電車位置也由場地方指定,需要提前考慮到電纜延長等問題。

活動當天,太廟大殿前面公共區域布置雞尾酒會,晚宴入場的時候,客人們開始向正殿走去。前二道門一直用地毯鋪設,兩邊用宮燈裝飾,身著宮女服飾的禮儀站立兩旁,如同當年皇帝與大臣們上殿的模樣,有一種歷史穿越的感覺。客人們進入太廟正殿之后,天色已暗,宮燈與大殿燈火通明,客人們都被盛大的場面所震撼,成為一生難忘的夜晚。

“奧林匹克水上公園也是個要求非常嚴格的場地,現場不能有明火,只能是靠電力,但是有些食物單純用電品質欠佳,所以菜單一定要看過場地之后才能量身訂做,不是酒店現有的菜單就能夠滿足這個場地的需求。”宴會銷售總監胡小紅介紹說,“我們看場地至少兩次,一次看場地是否可行,另一次要帶上專業的廚師團隊去根據現場情況來定制菜單。出完菜單還得試餐,然后拿菜單去計算用電量。比如說保溫箱電量需要多少,電扒房電量需要多少,咖啡機的電量需要多少……每一項都要事先申報,場地方再去消防與公安報備,最后獲得正規批示才可以操作,流程控制非常嚴格。另外,還得要根據路程距離計算酒店裝車時間,以確保菜品呈現最佳狀態。”

 

凱宴精選的優勢:團隊的力量

在展示之前活動照片的時候,胡小紅流露出掩蓋不住的欣喜,連連稱這一切都是記憶的寶藏。“凱宴精選的優勢就是我們的團隊在各個方面能夠天衣無縫的配合。活動一旦確定,接下來就要依靠背后強大有力的團隊,從運營團隊,服務團隊,廚師團隊,鮮花制作團隊,到最后的衛生保潔團隊,像一個大家庭,每一個人都各盡職責,才能把活動做到特別完美。客人要認可你酒店整體的服務,必然是看整個團隊的凝聚力、溝通力還有執行力。這也就是凱宴精選與其他外賣有所區別的地方。”

“無論是銷售、廚師還是宴會服務環節,都由在五星級酒店餐飲行業有10多年經驗的精英擔任管理職責。他們經歷過各種規模、多種形式的宴會外賣實戰,巨細在心,運籌帷幄,這是我們最寶貴的財富,使得凱宴精選團隊能快速應對不斷變化的客戶要求。”

“酒店現在員工800余人,每當運作大型活動的時候,酒店會將全部員工都融入進來,我們希望讓酒店員工全部都能成為一個全技能的多面手。”胡小紅接著說道,“內部自愿報名,用員工的業余時間去幫宴(幫助宴會做服務),專業的宴會團隊提前進行一對一的指導培訓,這樣員工在無形之中又獲得另外一項技能培訓:了解上菜的程序,如何與客人交流,活動的步驟是怎么樣的,等等。所以我們會盡量先用到酒店內部員工,一是讓企業更有凝聚力,二是讓員工增加掌握一門技能,三是讓各個部門互相加深了解。通過幫宴,酒店員工之間多了互相的支持與理解,氛圍更好了。”

 

酒店宴會外賣服務的未來

為了更好地服務于宴會主辦方,同時也讓外賣更有特色,凱宴精選發展了10余家可提供特色場地的合作客戶,例如古香古色的太廟、蜿蜒的長城,奧林匹克水上公園,或是充滿藝術氣息的798、寬敞的創意產業園區等。主辦方只需明確訴求,凱宴精選就會根據報價、季節等因素,推薦出適合的宴會場地,讓“外賣宴會”更加精彩。

宴會銷售總監胡小紅表示,“目前,隨著凱宴精選的訂單不斷,彌補了酒店近期因內部裝修導致的部分會議市場流失,外賣宴會已經占到北京燕莎中心凱賓斯基飯店整個宴會收入的五分之一,并且這個比例還在逐年增加。”

酒店的宴會外賣服務,讓酒店不再只是傳統的坐商經營方式,而是打開了一片更為廣闊的市場,相信已經積累厚實的凱宴精選將在高端宴會外賣服務領域漸行漸遠,開創一個嶄新的酒店時代。


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